Содержание

Сколько лет хранятся кассовые документы в организации

Сколько лет нужно хранить кассовые документы – сроки хранения в организации по налоговым и бухгалтерским законам

Существуют определенные правила хранения и последующей ликвидации официальных бумаг, относящихся к категории кассовых документов. Бухгалтерским законодательством четко регламентируются сроки, порядок и условия хранения документов, удостоверяющих совершение операций (транзакций) с наличностью.

Хозяйствующие субъекты должны строго придерживаться установленных правил, так как несоблюдение предъявляемых требований может привести к наложению штрафных санкций.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Как долго следует хранить кассовые бумаги? Какими принципами и нормами нужно при этом руководствоваться?

Каков порядок уничтожения кассовой документации? Все эти вопросы необходимо рассмотреть более подробно.

Сколько лет хранятся в организации по закону?

Надо отметить, что требования налогового законодательства ощутимо расходятся с нормами Закона «О бухучете» при определении обязательных сроков хранения кассовой документации на отечественных предприятиях.

Налоговые сроки

Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

Бухгалтерский аспект

Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

Требования Минкультуры

Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

Зарплатная документация

Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

Судебные разбирательства

Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

Порядок и правила

Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

Основные правила хранения кассовых бумаг:

  • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
  • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
  • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
  • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

Порядок уничтожения

Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

  • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
  • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
  • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
  • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
  • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

Полезное видео

Какие сроки установлены для хранения бухгалтерских документов, рассказано в данном видео:

Таким образом, руководствуясь требованиями нормативных актов, можно утверждать, что кассовую документацию надлежит хранить на предприятии в течение минимум пятилетнего срока.

Это касается как бумажных, так и электронных документов. Исключение – платежные ведомости, которые при отсутствии учетных (лицевых) счетов хранятся организацией семьдесят пять лет.

Порядок такого хранения должен соответствовать общеобязательным нормативным требованиям. За надлежащее хранение и последующее уничтожение кассовых бумаг отвечает непосредственно руководитель хозяйствующего субъекта.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Какой срок хранения кассовых документов?

Какие документы являются кассовыми

В 2020 году кассовые операции сопровождаются оформлением следующих документов:

  • ПКО (приходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при поступлении денежных средств (ДС) в кассу. Возможно составление одного кассового ордера за день, если получение наличности оформляется кассовым чеком (при наличии кассы) или бланком строгой отчетности (БСО).
  • РКО (расходный кассовый ордер) — документ, который выписывается при расходовании ДС из кассы. Кассир после идентификации личности получателя наличных по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, выдает деньги по РКО, подписанному главным бухгалтером. Руководитель подписывает РКО только в случае, если в штате организации нет главного бухгалтера (бухгалтера). Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Кассовая книга — документ, в котором отражаются все приходы и расходы ДС. По окончании смены кассиру необходимо сформировать кассовую книгу, вывести остаток ДС и пересчитать его. Данный документ не заполняется лишь в случае, когда в течение дня не было движения ДС.
  • Книга учета — документ, который формируется лишь тогда, когда на предприятии существует несколько кассиров, и служит для отражения передачи ДС от старшего кассира младшему. Данные в книге отражаются в течение смены и заверяются подписями обеих сторон.
  • Платежная и расчетно-платежная ведомости — они составляются для осуществления выплат сотрудникам (оплаты труда, стипендии и т. п.).

Все вышеперечисленные документы можно вести как на бумажных, так и на электронных носителях.

ВАЖНО! Строго говоря, из этого перечня к кассовым документам относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Остальные вышеперечисленные документы, к кассовым документам не относятся, хотя и применяются при оформлении кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Сколько лет хранить кассовые документы

Бухгалтерское и налоговое законодательство имеют разные точки зрения на сроки хранения кассовых документов.

Читать еще:  Можно ли участок сельхозназначения перевести в ИЖС

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) говорит о том, что документы с отражением данных бухгалтерского и налогового учета нужно хранить 4 года. Такие же сроки им установлены для документов, которыми отражаются доходы и расходы предприятия.

В законе же «О бухучете» от 06.12.11 № 402-ФЗ прописано, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна храниться не менее 5 лет по истечении отчетного года. Данный закон также говорит, что организация должна организовать такие условия хранения документов, при которых они останутся в целости и сохранности. Также она самостоятельно может организовывать архивы для того, чтобы хранить все важные бумаги вне места осуществления деятельности, тем самым обеспечивая сохранность документации (п. 2 ст. 13 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Сроки хранения кассовых документов, утвержденные Министерством культуры РФ, также составляют 5 лет (п. 362 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Таким образом, исходя из максимальных сроков, кассовые документы следует хранить в течение 5 лет.

Существует ряд административных взысканий к нарушителям сроков хранения документации:

  • административный штраф для должностных лиц в размере 5 000–10 000 руб., а при повторном нарушении — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух (ст. 15.11 КоАП);
  • административный штраф для граждан в размере 200–300 руб., для должностных лиц — 300–500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Сколько хранятся кассовые документы на выплату зарплаты

В перечне документов, которые используются при осуществлении кассовых операций, имеются те, по которым осуществляется выдача сотрудникам зарплаты и другие выплаты. К ним относятся расчетно-платежные и платежные ведомости. На основании утвержденных Минкультуры РФ сроков хранения документов (п. 412 Перечня типовых управленческих документов, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558) они должны храниться в течение 75 лет, если отсутствуют лицевые счета. При наличии лицевых счетов срок хранения расчетно-платежных и платежных ведомостей составляет 5 лет. Сроки отсчитываются с 1 января года, который следует за годом, в котором документ был сформирован.

Если же имеются неразрешенные судебные споры и разбирательства, в которых фигурируют данные документы, они хранятся до окончательного вынесения решения.

Максимальный срок хранения кассовых документов, кассовой книги составляет 5 лет. Платежные и платежно-расчетные ведомости хранятся 5 лет, а в случае отсутствия лицевых счетов — 75 лет. Несоблюдение требований к хранению документов может привести как к штрафам для должностных лиц, так и к их дисквалификации.

Прочитать о сроках хранения других документов можно в статьях:

А о порядке уничтожения документов, у которых истек срок хранения, расскажет статья «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Срок хранения кассовых документов в организации

hranenie_kassovyh_dokumentov.jpg

Похожие публикации

Каждая кассовая операция в организации оформляется первичными документами, которые должны определенным образом храниться и, как и прочие бухгалтерские документы, сдаваться в архив. Каков срок хранения кассовых документов на предприятии? Какими нормативными документами регламентируется срок и порядок их хранения? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Кассовые документы: что к ним относится

Кассовые документы, согласно п. 4.1 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У (в ред. от 19.06.2017) – это:

Приходный кассовый ордер (ПКО) – служит для оформления поступления «налички» в кассу компании,

Расходный кассовый ордер (РКО), которым оформляется выдача денег.

Кроме того, к документам, необходимым при ведении кассы относятся:

Кассовая книга (ежедневно заполняемый регистр, содержащий сведения обо всех ПКО и РКО, которыми оформляется движение наличных денег),

Книга учета по форме № КО-5 (используется для оформления передачи «налички» от старшего кассира организации к младшему),

Платежная (расчетно-платежная) ведомость — предназначена для оформления выдачи зарплаты и иных выплат персоналу,

Какими законодательными актами регулируются сроки хранения

Срок хранения кассовых документов регламентируется законодательно. Надо отметить, что положения нормативных актов касательно сроков сохранения документации могут отличаться.

К перечню основных норм о сроках хранения «первички» и регистров бухгалтерского учета относят:

Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухучете» (ст. 29 устанавливает срок хранения – не менее 5 лет).

Пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ (требует хранить бухгалтерские документы не менее 4 лет).

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 о сроках хранения документов (п. 362 предписывает хранить кассовые документы и книги не менее 5 лет).

Руководство юридических лиц должно обеспечить хранение документации в соответствии с вышеперечисленными законами. Если сроки хранения в разных законодательных актах отличаются – нужно хранить «первичку» в соответствии с документом, в котором указан наибольший срок. Срок необходимо отсчитывать не от даты, которой издан документ, а от 1 января следующего отчетного периода после этой даты.

Сколько лет хранится кассовая документация

5 лет после отчетного года – таков необходимый срок хранения кассовых документов в организации (исходя из вышеперечисленных норм). На основании этого можно установить минимум пятилетний срок хранения для ПКО и РКО, кассовых книг, книги учета № КО-5, и других документов, оформляющих кассовые операции.

Исключением являются зарплатные платежные ведомости. Такие документы следует хранить не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета (п. 412 приказа Минкультуры РФ № 558). В ином случае срок хранения стандартный – 5 лет.

Если документы используются в качестве доказательств в судебных разбирательствах – их нельзя уничтожать до вынесения окончательного решения суда.

Что делать, если компания была ликвидирована

При ликвидации фирмы срок хранения кассовой книги и кассовых документов остается неизменным. Раньше срока уничтожать документацию не следует, даже если организации больше не существует. В соответствии с законом «Об архивном деле», ликвидационная комиссия заключает договор с госархивом и после этого передает ему на хранение документы ликвидированной организации, сроки хранения по которым еще не истекли (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Хранение кассовой документации в организации

Закон «О бухгалтерском учете» обязывает юридических и физических лиц организовать такие условия хранения документации, которые смогут обеспечить ее сохранность на протяжении периода, установленного законодательством. Для этих целей можно создать архив, в котором она будет храниться. За сохранность документов отвечает руководитель компании.

Документы необходимо складывать в специальных шкафах, сейфах, установленных в одном помещении. В зависимости от объема документации, сданной на хранение, архив может выступать как самостоятельное структурное подразделение или являться частью иной службы компании. Сотрудники архива совместно с руководителем юрлица несут ответственность за несоблюдение условий хранения и утрату документов.

Если у фирмы нет возможности своими силами создать архив для хранения документов, она может сдать их в госархив. Документацию сдают вместе с реестрами, утвержденными экспертами проверочной комиссии.

Что грозит за утрату документов

За отсутствие первичной кассовой документации до истечения срока ее хранения нарушителям грозит:

Налоговая ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Размер штрафа за отсутствие «первички», необходимой для расчета налогов (а это грубое нарушение правил ведения учета), составит 10 000 руб. – если нарушение пришлось на один налоговый период, или 30 000 руб. – при нарушении в течение ряда налоговых периодов.

Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ штраф для должностных лиц – 5000 –10 000 руб. (при повторном нарушении – 10 000 – 20 000 руб. либо дисквалификация до 2-х лет).

Несоблюдение правил учета и хранения архивных документов по ст. 13.20 КоАП РФ грозит гражданам штрафом – 100-300 руб., должностным лицам – 300-500 руб.

Хранение кассовых документов срок

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

  • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
  • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации.

Срок хранения кассовых документов на предприятии

После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.

  • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
  • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.
  • Читать еще:  Как оформить передачу денег при покупке

    Сроки хранения

    Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

    Важные нюансы хранения кассовых документов

    1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
    2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
    3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
    4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
    5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

    Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

    Срок хранения кассовых документов в организации

    Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года. В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год. После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги».

    Хранение кассовых документов – весомый вклад в сохранность наличных

    «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

    Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

    Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996);

    — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень).

    В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

    Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню. В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии.

    Компания Ребус

    Бухналтерский учет и аудит на новом уровне

    Срок хранения кассовых документов

    Сколько хранить выписки в бухгалтерии организации

    Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.

    С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:

    • для составления налоговой отчетности;
    • начисления и уплаты налога;
    • подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.

    Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.

    Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.

    Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.

    Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось».

    Как происходит

    Осуществление кассовых операций происходит в соответствии с:

    1. Приходным кассовым ордером. Его оформляют, когда финансовые средства поступают в кассу. При оформлении поступления наличных денежных средств с помощью кассового чека, если в организации есть кассовый аппарат, либо бланков строгих отчетов.
    2. Расходным кассовым ордером, заполняемым при переводе денежных ресурсов из кассы. Выдача денег физическому лицу возможна только по документу, удостоверяющему его личность строго по расходному кассовому ордеру с подписью главного бухгалтера. Генеральный директор может подписать данный документ, когда в штате предприятия отсутствует главный или обычный бухгалтер.
    3. Кассовой книгой, где кассир-операционист записывает, согласно нормам, все совершенные операции перемещения денежных средств, согласно приходным и расходным ордерам. В конце рабочего дня кассир должен заполнить графы кассовой книги, определяя и обозначая остаток финансовых средств. Если за текущий день не произошло ни одной кассовой операции, то заполнять ничего не нужно.
    4. Учетной книгой, заполняемой при наличии в штате предприятия нескольких кассиров. По этому документу старший кассир передает денежные средства младшему. Записи в книгу заносятся на протяжении всего рабочего дня и оба сотрудника должны поставить свои подписи.
    5. Платежной и расчетно-платежной ведомости. Их оформляют, когда производят выдачу заработной платы, стипендий и прочие выплаты.

    Способы заполнения перечисленных выше документов могут быть как на бумажных, так и электронных носителях. Хранить их следуют по утвержденному порядку о формировании и хранении кассовой документации. Места хранения определяется руководителем организации, который должен создать подходящие условия для сохранения документов в течении полного периода, определяемого законодательными органами.

    Сведения об общих требованиях по срокам сохранности первичных документов и регистров кассовых документов прописаны в Федеральном Законе Российской Федерации «О бухгалтерском учете». Когда завершается установленный срок хранения, отсутствуют споры и действующие судебные разбирательства, то кассовые документы можно уничтожить.

    Читать еще:  Как получить российское гражданство гражданину Абхазии

    Местом их хранения может служить архив организации или специализированные компании, с которыми сотрудничает данное предприятие по договорному соглашению, оплачивая их услуги.

    Хранить кассовые документы необходимы согласно определенным правилам:

    1. Каждый день, не позднее начала новой рабочей смены, их сшивают по разрезу.
    2. Внутренний сшив кассового документа должен быть подобран в соответствии с возрастанием номеров счетов бухгалтерского учета по порядку. Сначала записывают счета по дебету, потом — по кредиту.
    3. У сшиваемых листов необходимо проставить нумерацию.
    4. Поступление кассовой документации на хранение в отдел архива проводится по описи, где указывается количество и наименования ее сшива, при этом может указываться соответствующий номер статьи, установленной на предприятии.

    Как определить

    В соответствии с законодательством Российской Федерации, период, в течение которого кассовые документы хранятся в отделе архива любой компании, равен не менее пяти годам, кроме расчётно-платёжных ведомостей, при условии отсутствия лицевых счетов сотрудников, которые хранятся до 75 лет. Когда задействованы судебные разбирательства, то бумаги не уничтожают до тех пор, пока судья не вынесет решение.

    Иногда предприятие самостоятельно решает, сколько могут храниться бумаги в его архиве, но нельзя не соблюдать нововведения налогового и бухгалтерского законодательства.

    Период хранения бумаг начинает свой отсчет с самого первого дня года, то есть первого января, спустя год после их оформления. Руководитель организации является ответственным лицом по обеспечению сохранности кассовой документации. При обнаружении нарушения правил к нему предъявляют претензии в виде административного наказания, выраженного в финансовом взыскании.

    Суммы штрафных санкций устанавливают, согласно нормам законодательства.

    • величина административного штрафа должностным лицам составляет от 2000 до 3000 рублей, согласно статье 15.11 КоАП РФ;
    • размер штрафных санкций у гражданского лица равен 200 или 300 рублей, у должностного лица — от 300 до 500 рублей по статье 13.20 КоАП РФ.

    Главный бухгалтер должен быть достаточно компетентен в вопросе по хранению бумаг по кассовым операциям. По правилам, касающимся деятельности архива, в данный отдел передаются лишь документы с постоянным либо продолжительным, то есть более десяти лет, сроком хранения, а также бумаги личного содержания.

    Более пяти лет следует сохранять бумаги расчетного характера. Перечень их состоит из расчетно-платежных ведомостей по выдаче заработной платы либо прочих выплат без ведения лицевого счета. Поэтому перечисленные выше бумаги необходимо направить в архивный отдел, в виду продолжительных сроков хранения.

    Перед передачей их следует перепроверить, обращая внимание на то, как они оформлены, сформированы, соответствуют ли их нумерация действующей номенклатуре документации на предприятии. При выявлении ошибок и неисправностей сотрудники, отвечающие за их оформление устраняют обнаруженные деффекты.

    Каждое дело, принимаемое в архив, сопровождается обязательным присутствием сотрудника данного отдела, передающего кассовые бумаги. К ним всегда должна быть приложена опись в двух экземплярах, где отмечают дату приема тех или иных документов и ставят подпись ответственного работника.

    Когда организация не имеет архивного подразделения и не может создать условия по сохранности важной документации, тогда бумаги хранятся в соответствующем государственном архиве, куда их направляют вместе с реестрами, согласованными экспертами проверочной комиссии.

    Главные особенности

    Кассир обязан по окончанию каждого рабочего дня сшивать отчетные бумаги, в соответствии с возрастанием порядковых номеров зарегистрированного реестра. Старшему сотруднику расчетного кассового узла либо генеральному директору предприятия необходимо контролировать грамотное сшивание бумаг.

    По истечению сроков хранения кассовой документации, составляется их реестр для направления в архивный отдел либо перед утилизацией.

    Учетные бумаги должны быть правильно заполнены и иметь соответствующий внешний вид. Ни в коем случае нельзя мять, мочить и делать исправления в ведомостях, книгах и ордерах.

    Таким образом, заполнение кассовых документов — процесс достаточно ответственный, ведь они позволяют обобщить различные информационные данные, составить отчетность и грамотный учет расчетных операций. Если кассир допустит погрешности на начальной стадии заполнения финансовых операций, это может серьезно отразится на бумаги итоговой отчетности.

    У ответственного сотрудника по оформлению кассовой документации должны быть соответствующие знания и опыт, его работа должна проверяться старшим должностным лицом и утверждаться генеральным директором.

    Журналы и книги необходимо заполнять в соответствии с установленными сроками и нормами. Все исправления должны соответствовать порядку оформления кассовых документов. Хранить их необходимо строго по установленным правилам законодательства, дабы избежать административных взысканий и использовать их для управления организацией в будущем.

    Обязательные реквизиты и сроки хранения представлены в данной инструкции.

    Налоговые сроки

    Налоговым законодательством предусматривается четырехлетний период хранения финансовых бумаг, отражающих сведения налогового/бухгалтерского учета.

    Данное правило четко устанавливается Налоговым Кодексом РФ, а именно – статьей 23 этого нормативно-правового акта (подпункт 8 пункта 1).

    Аналогичный срок хранения регламентируется этим законом (НК РФ) в отношении документов, фиксирующих доходы/затраты хозяйствующего субъекта.

    Бухгалтерский аспект

    Бухгалтерское законодательство строго предписывает хранение хозяйствующим субъектом финансовой (бухгалтерской) отчетности на протяжении минимум пяти лет, отсчитываемых с момента завершения соответствующего отчетного года.

    Данная норма содержится в Законе РФ «О бухучете», зарегистрированном 06.12.2011 под номером 402-ФЗ.

    Этот же нормативно-правовой акт вменяет хозяйствующему субъекту в обязанность создание адекватных кондиций для обеспечения сохранности финансовой документации на протяжении всего срока её хранения.

    Кроме того, субъект предпринимательства вправе самостоятельно создавать архивы за пределами места реализации своей хозяйственной деятельности с целью хранения важных документов, если это необходимо для обеспечения их целостности/сохранности.

    Требования Минкультуры

    Требованиями Министерства культуры РФ регламентируется период хранения кассовых бумаг, также составляющий 5 (пять) лет. Правило утверждается приказом этого министерства, зарегистрированным 25.08.2010 под номером 558.

    Зарплатная документация

    Что касается зарплатных кассовых документов – платежных ведомостей, – то эти бумаги нужно хранить на протяжении 75 (семидесяти пяти) лет, если у получателей зарплаты отсутствуют учетные (лицевые) счета, или в течение стандартного пятилетнего срока, если имеются такие лицевые счета.

    Отсчитывается период хранения с первого числа года, следующего за годом формирования данного документа.

    Данные нормы устанавливаются вышеупомянутым приказом Минкультуры РФ.

    Судебные разбирательства

    Если какие-либо кассовые документы хозяйствующего субъекта фигурируют в продолжающихся судебных разбирательствах или спорах, данные бумаги надлежит тщательно сохранять до вынесения судом окончательного вердикта.

    Порядок и правила

    Руководитель хозяйствующего субъекта отвечает за организацию и осуществление процедуры хранения всей кассовой документации.

    Именно он определяет подходящие места (зоны) для обеспечения сохранности финансовых бумаг, а также устанавливает порядок такого хранения на протяжении регламентированного периода в соответствии с требованиями актуального законодательства.

    Процедура хранения может выполняться как с использованием архивных мощностей самой организации, так и силами сторонних подрядчиков, специализирующихся в данной сфере и предоставляющих надлежащий сервис на платной (договорной) основе.

    Основные правила хранения кассовых бумаг:

    • Ежедневная сшивка документов (по каждому дню).
    • Подбор сшиваемых бумаг по возрастанию нумерации соответствующих счетов бухучета.
    • Нумерация всех листов, составляющих конкретный сшив.
    • Формирование надлежащей описи при передаче сшива непосредственно в архив. Указываются количество листов и наименование самого сшива.

    Порядок уничтожения

    Когда у кассовых бумаг завершается регламентированный срок хранения, они ликвидируются хозяйствующим субъектом.

    Данная процедура осуществляется на предприятии согласно установленному порядку:

    • Подтверждение факта истечения срока, регламентированного для хранения бумаг.
    • Проверка фактического наличия бумаг, утративших на данный момент свою актуальность и подлежащих уничтожению.
    • Формирование и работа экспертной комиссии предприятия, уполномоченной проверить реальную ценность кассовых бумаг. Её состав определяется руководителем хозяйствующего субъекта. Итоги деятельности такой комиссии оформляются составлением соответствующего протокола (протокола заседания).
    • Составление акта ликвидации кассовых бумаг, утверждаемого руководителем организации.
    • Бумаги, указанные в ликвидационном акте, фактически уничтожаются. Данный факт подтверждается составлением отдельного документа.

    Интересные статьи:

    Для чего предназначен путевой лист Путевой лист – формуляр, который определяет право водителя пользоваться транспортом,…

    Хранение копий документов, отснятых для работы Что касается обычных копий документов, которые каждый из нас…

    Правила хранения Они, пожалуй, единственный натуральный продукт, который природа поставляет уже с готовой упаковкой —…

    Ст. 363 НК РФ. Порядок и сроки уплаты налога и авансовых платежей по налогу Главная>Налоговый…

    Срок хранения журналов регистрации вводного инструктажа Внимание ЭПК31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных…

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector